En tant que programme, quelles sont mes obligations contractuelles dans le cadre du jumelage?

En tant que programme, vos obligations, telles qu’elles sont définies par votre rôle, varieront selon l’étape du jumelage. Alors que de telles obligations font l’objet d’observations faites dans des présentations et d’autres communications émanant de la faculté, la liste ci-dessous renferme la plupart, mais non pas toutes vos obligations contractuelles relatives à chaque étape du jumelage.

Mises à jour de la description du programme

Lorsqu’un jumelage ou un tour débute, vous disposerez d’un laps de temps déterminé lors duquel vous pourrez mettre à jour la description de votre programme avant de l’envoyer à votre bureau de formation médicale postdoctorale (FMPD) pour fins d’approbation.

Lors de cette étape, vous devez :

• déterminer les mises à jour de la description de votre programme à faire et ce, en conformité avec les critères provinciaux et les directives du programme de formation médicale postdoctorale (FMPD) 
• avant la date d’échéance, faire incorporer, dans les descriptions de programme, des exigences complètes et précises relativement à la présentation des demandes
• vous assurer que votre programme n’exige des documents ou d’autres épreuves qui ne sont pas autorisés par la faculté (p. ex. les évaluations formatives) ni des documents hormis la demande faite en ligne (p. ex. lettres de recommandation)
• effectuer des mises à jour de la description de programme dans CaRMS en ligne et présenter la description de votre programme pour fins d’approbation à votre bureau du programme de formation médicale postdoctorale (FMPD) avant la date d’échéance

En plus, vous devez vous assurer que votre programme suit de près le calendrier établi par l’AFMC (Association des facultés de médecine du Canada), puisque les programmes n’ont pas la possibilité de modifier les descriptions de programme après l’expiration du délai de l’approbation et l’ouverture de CaRMS en ligne aux candidats.  S’il faut apporter quelques modifications à la description, p. ex. rectifications d’orthographe ou ajouts de mots, c’est le bureau du programme de formation médicale postdoctorale (FMPD) qui doit s’en occuper.  L’ajout d’exigences de programme après l’expiration du délai peut nuire à la candidature en question et mener à une violation du jumelage.

Accès de l’examinateur de dossier

Avant que l’évaluation des dossiers ne commence, vous devez vous assurer que quiconque évalue les dossiers peut accéder à votre programme dans CaRMS en ligne.

Dès le commencement de cette étape du jumelage, vous devez :

• passer en revue la liste actualisée des examinateurs de dossier et ajouter ou retrancher des noms ou bien envoyer des rappels aux examinateurs de dossier
• déterminer le niveau d’accès de chaque examinateur de dossier

Examen des dossiers

Dès que l’étape de l’examen des dossiers commence, vous devez :

• établir des exigences précises en matière d’examen des dossiers et les faire parvenir aux examinateurs de dossier

Cette démarche comprend :

• • des lignes directrices aidant à la sélection des candidats admissibles à être évalués
  • des lignes directrices portant sur l’évaluation des demandes présentées à votre programme
  • des délais internes ayant trait à l’évaluation.  Ceux-ci sont déterminés par votre faculté.
• le passage en revue des demandes et l’identification des candidats que vous aimeriez inviter à une entrevue
• la limitation de l’utilisation des renseignements de candidat qui sont fournis à votre programme aux fins de sélection des candidats dans le cadre du processus de jumelage
• ne pas conserver les renseignements des candidats qu’aux fins de sélection de ceux-ci
• avoir en place des procédures pour détruire, supprimer, effacer ou sauvegarder les renseignements des candidats sous une forme anonyme quand ils n’ont plus d’utilité

Entrevues

Dès que votre programme aura évalué les demandes soumises à vos programmes, vous aurez sélectionné les candidats que vous souhaiteriez interviewer.

Lors de cette étape du jumelage, vous devez :

• mettre à jour l’état d’entrevue de votre bassin de candidats
• dresser, là où il s’impose, un calendrier des entrevues se conformant à la période des entrevues déterminée
• prendre connaissance des lignes directrices concernant les entrevues qui sont disponibles sur notre site web
• vous plier aux obligations visant les entrevues en vertu du programme ou de la législation sur les droits de la personne en vigueur 

Les programmes doivent assigner l’un ou l’autre des quatre statuts d’invitaiton en entrevue à chaque candidat qui a présenté une demande à son programme avant la date d’échéance. On doit avoir assigné aux candidats sélectionnés un statut d’invitation en entrevue avant qu’on n’envoie à ceux-ci les invitations à une entrevue.

Classement

Une fois vos entrevues achevées, votre programme aura gagné une meilleure idée des candidatures à retenir pour fins de formation. Rendu à ce stade, vous êtes sur le point de compléter votre liste de classement.

Au cours de l’étape de classement, vous devez :

• confirmer la liste des candidats à classer
• entrer votre liste de classement dans CaRMS en ligne
• vérifier l’exactitude de la liste de classement que vous avez entrée
• soumettre votre liste de classement dans le délai prévu
  • On ne peut exagérer l’importance de soumettre la liste de classement dans le délai prévu, puisqu’on ne doit pas y apporter des modifications après l’expiration du délai de liste de classement
• ne pas faire, ni offrir, ni exiger quelque poste, engagement ou contrat ayant trait à l’internat en dehors du processus de la présentation des demandes et du jumelage, avant le Jour du jumelage ou avant l’achèvement de tous les tours de jumelage
• convenir que la présence du nom d’un candidat sur la liste de classement d’un programme constitue, du côté de la faculté, un engagement exécutoire d’offrir un poste au candidat en question si le jumelage l’exige

Résultats du jumelage

Dès que votre liste de classement est présentée et le délai expiré, l’algorithme est enclenché et se met à générer les jumelages.

Dès que les jumelages sont disséminés, vous devez :

• accéder à vos résultats de jumelage dans CaRMS en ligne
• à partir de votre compte de CaRMS en ligne, télécharger les rapports et dossiers de candidat
• contacter les candidats jumelés dans les 30 jours
• vous défaire de tous dossiers de candidature non jumelés, autant sous forme papier que sous forme électronique

Prière de bien prendre note que la sauvegarde de renseignements de nature personnelle relèvera dorénavant de la politique en la matière de votre faculté / hôpital.

Le manquement à vous plier aux obligations contractuelles peut mener à une violation du jumelage, Pour de plus amples renseignements en la matière, veuillez cliquer ici.