En tant que bureau des études de premier cycle, quelles sont mes responsabilités en ce qui concerne la sécurité de l’information?

La confidentialité des renseignements relatifs aux candidats doit être préservée en tout temps. Par information confidentielle, on entend notamment le nom des candidats, les renseignements relatifs à leur candidature et leur classement de programmes. Les programmes de résidence participants ne conserveront les renseignements fournis par CaRMS qu’aussi longtemps qu’ils seront nécessaires aux fins pour lesquelles ils ont été recueillis. Ils doivent mettre sur place des mesures pour détruire, supprimer, effacer ou convertir les données personnelles en vue d’en assurer l’anonymat une fois que ces dernières ne seront plus nécessaires aux fins pour lesquelles elles avaient été recueillies.

Les programmes de résidence participants doivent adopter des mesures de sécurité adéquates pour assurer la protection de tous les renseignements qu’ils auront obtenus par CaRMS. Des « mesures de sécurité adéquates » signifient des mesures de contrôle technique, physique et procédural en vue de préserver les renseignements et d’éviter qu’ils soient détruits, perdus, modifiés, divulgués sans autorisation à de tierces parties ou d’empêcher l’accès non autorisé par les employés ou sous-traitants au service de l’établissement, que ce soit de façon involontaire ou autrement. Par exemple, le risque de divulgation ou d’accès non autorisé augmente considérablement dès que l’information est retirée du système de CaRMS. Nous vous encourageons d’examiner les documents en ligne et éviter d’imprimer ou de transférer l’information lorsque cela est possible.

En tant qu’utilisateur des services de CaRMS, nous vous encourageons d’examiner attentivement le contrat des programmes et les politiques afin de vous familiariser avec vos droits et vos responsabilités en ce qui concerne les mesures de sécurité de CaRMS. Si vous avez des questions ou des préoccupations au sujet de vos responsabilités concernant la sécurité de l’information, veuillez communiquer avec nous à l’adressecompliance@carms.ca.
Remarque concernant l’impression

Bien qu’il soit possible d’imprimer les listes des candidats et autres informations dans notre système en ligne, nous déconseillons de le faire. En effet, le système a été créé d’une telle manière que l’impression n’est pas nécessaire. Toutes les fonctions peuvent être exécutées directement au sein du système.

Il y a des avantages environnementaux évidents à conserver des documents électroniques, mais plus encore, conserver les documents au sein du système maintient le niveau de sécurité maximal. Chaque fois que l’information est imprimée ou retirée du système par l’entremise d’une clé USB ou d’un autre moyen, la sécurité de cette information précieuse est compromise. Malgré les bonnes intentions, une feuille imprimée ou une clé USB peut être facilement oubliée à un endroit où elle serait vulnérable à l’exploitation.

En travaillant au sein du système et en évitant l’impression et le transfert de l’information dans la mesure du possible, vous pouvez contribuer au maintien de la confidentialité des données sensibles et de l’information personnelle des candidats

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